R.M.A. - Servicio Técnico a Clientes
R.M.A. Clientes, Cambios y Servicio TécnicoUso y Procesamiento
+ Para que sirve:Este módulo se usa para procesar cambios, devoluciones, reparaciones de mercaderías vendidas desde nuestro sistema o reparaciones en General.
+ Como se Configura:
Dentro de Configuración, R.M.A. se puede configurar archivos adicionales que no afectan al funcionamiento del módulo pero si a posibles filtros o divisiones de trabajo que necesitemos hacer.
Por ejemplo:
* Estados: Se pueden usar para configurar sub-estados internos que necesitemos independientemente de los estados del módulo.
* Prioridades: Se pueden categorizar prioridades las cuales serán asignadas a cada ingreso para luego procesarlos o filtrarlos según las mismas.
* Tipo de Mercadería: Idem anterior por Tipo.
* Tipo de Garantía: Idem anterior por Tipo de Garantía.
* Fallas: Catálogo de Tipo de Parte con Fallas.
* Motivos de Nota: A cada ingreso se le pueden agrenar notas las cuales pueden ser clasificadas por motivos.
* Precios de Reparaciones: Alta de precios por concepto de reparación tanto si se puede reparar o si no se puede reparar.
Alta de un nuevo R.M.A.
En esta página podremos ver y filtrar los RMA ingresados y dar de alta nuevos.
Tener en cuenta que en los filtros estan las tablas antes mencionadas.
Al presionar AGREGAR REGISTRO nos da la opción de ingresar un cliente:
Luego de esto presionamos Agregar RMA
En este momento podremos seleccionar si el ingreso es por:
- Número de serie: La mercadería debe haberse vendido desde el sistema y registrado la salida por Número de Serie.
- Ingreso por Artículo: Debemos seleccionar un artículo de nuestro archivo y podremos adicionar un número de serie para seguimiento.
- Ingreso Manual: Podremos detallar un ingreso NO relacionado con artículos ingresados en nuestro sistema.
Tener en cuenta que el tipo de ingreso permitido puede ser bloqueado mediante Controles por Perfil.
Veamos un ejemplo de Ingreso Manual
Vemos el ejemplo de carga de un artículo:
La carga con un número de serie nos informará la fecha de compra y la de venta así como también si fue vendido al cliente que lo trae a reparar, siempre y cuando haya sido serializado.
Es importante ingresar con DETALLE lo que el cliente informa sobre este ingreso para así al momento de efectuar el procesamiento se tenga la información necesaria.
Con los botones de acceso rápido configurables por perfil se podrá acceder a consultas rápidas desde esta misma página.
Una vez dada el alta se puede ingresar una nueva perteneciente a este LOTE de RMA o cerrarlo mediante el botón Grabar R.M.A.
IMPORTANTE: Si se presiona el botón de Pre Grabar se habilitarán las opciones de procesamiento como si se hubiese guardado y vuelto a ingresar.
Si se posee el módulo de Digitalización se podrá adjuntar una foto o PDF a este RMA como por ejemplo una orden emitida por el cliente o transporte, etc.
Además se podrán adjuntar mas si se generan notas adicionales desde el botón correspondiente a cada item individual.
En este punto podría generarse el campo de diagnóstico mediante el botón naranja del item o el proceso:
PROCESO:
El hecho de PROCESAR un RMA significa hacer una acción determinada en base a nuestra necesidad.
La siguiente planilla se puede bajar desde ? ( manuales ) del sistema sección R.M.A.
En la misma se indica resumidamente los pasos que veremos a continuación.
10- Funciona OK - Se devuelve la misma mercadería: Seleccionando esta opción se generara un REMITO con un Item Manual que NO descontará stock para la entrega de la mercadería que se entregó originalmente.
20- Funciona OK - Se efectúa Nota de Crédito: Se genera un Pedido para Nota de Crédito el cual al ser Emitido incorporará el stock al depósito correspondiente.
30- Funciona MAL - Se devuelve la misma mercadería: Idem (10) y se usa cuando por ejemplo el artículo está fuera de garantía.
35- Funciona MAL - Se cambia por igual mercadería: Se genera un Pedido para REMITO que al emitirlo descontará stock del depósito de ventas asignado en la solapa RMA de la sucursal y además suma 1 al depósito 4Bad según la tabla adjunta mas arriba ( RMA )
Este artículo sumado en el depósito 4Bad se podrá entregar en un RMA Proveedores como veremos mas adelante.
40- Funciona MAL - Se efectúa Nota de Crédito: En esta opción se genera un pedido para Nota de Crédito el cual al ser Emitido incorporará al stock 4Bad el stock para luego poder ser procesado por RMA Proveedores.
Esto NO significa que el personal de RMA pueda emitir una Nota de Crédito ya que el pedido para la misma se genera automáticamente pudiendo la gente de RMA no tener las opciones de procesamiento de pedidos
habilitada por lo que el pedido podrá ser procesado por cualquier usuario con los permisos o accesos necesarios.
50- Adelanto de Cambio: Esta opción se usa por ejemplo si tenemos un cliente muy bueno al que no queremos o podemos hacer esperar por un diagnóstico y debemos cambiar YA el artículo por uno nuevo.
De esta manera al procesar un RMA por esta opción se generará un Pedido para REMITO con el que se entregará la nueva mercadería y este item de RMA quedará pendiente para ser procesado
únicamente por las opciones (60) o (70)
60- Funciona MAL - R.M.A: Esta opción ingresa diréctamente al stock de 4Bad la cantidad ingresada para el item de RMA.
70- Funciona OK - Se devuelve al Depósito: Esta opción ingresa automáticamente la cantidad ingresada al depósito de Ventas ( siempre hablando de lo configurado en la solapa RMA de la sucursal activa )
MÓDULO DE SERVICIO TÉCNICO:
80- Reparacion con Cargo, Se pudo Reparar: Se generará un pedido para REMITO por los items ingresados y uno para Factura por el cargo de reparación seleccionado mas todos los items Adicionales que se hayan asociado a la reparación mediante el botón + de color NARANJA
De esta manera se genera un pedido para Factura con el cargo mas todos los artículos asociados al RMA de manera automática sin que el operario de este módulo siquiera sepa cargarlo.
90- Reparacion con Cargo, NO se pudo Reparar: Mediante esta opción se generará un pedido para REMITO de entrega de la mercadería recibida y de corresponder un pedido para Factura con el cargo de verificación.
Notas: Presionando el botón + Azul del item de RMA se podrán ingresar Notas ( tantas como se necesite )
pudiendo adjuntar PDF o imágenes a las mismas.
- Temas a tener en cuenta:
* Se aconseja restringir en todo lo posible el accionar del operador de RMA para evitar así problemas posteriores.
* El hecho que se generen automáticamente pedidos sin la intervención directa del operador aisla el circuito de procesamiento.
* Los pedidos generados se verán en Carga y Modificación de pedidos seleccionando los filtros de estados de Pedidos de RMA los cuales mediante perfil podrán ser filtrados y pre-seleccionados.
* Los depósitos que se asignarán será de acuerdo a la configuración en la solapa R.M.A. de la sucursal en la que se procesen.
* Se podrá recibir R.M.A. en una sucursal y luego cambiarlo o enviarlo a una sucursal de reparaciones mediante la transferencia de R.M.A. entre sucursales.
* IMPORTANTE: Los items de R.M.A. que generan pedidos podrán ser
incluidos en un mismo pedido no emitido dependiendo de la configuración
en el Documento, solapa R.M.A.
* Para que un R.M.A. procesado se incluya en un mismo pedido, el documento, sucursal, estado, condición de venta, vendedor, etc. del pedido debe ser igual al del ítem de R.M.A. insertado. De haberse modificado o estar el pedido en edición, se incorporará a un nuevo pedido.
* Los estados de un pedido pueden verse modificados desde la edición de un pedido o el forzado a algún estado configurado a nivel de documento.
* La emisión de pedidos de RMA se aconseja que la realicen respetando el circuito normal de emisión de Remitos o Notas de Crédito / Facturas, o sea, por los usuarios que tienen acceso a esos procesos normalmente.