Compras - Contabilización de Compras, paso a paso y Asistente IA

Compras - Contabilización de Compras, Ingreso de Mercaderías

Objetivo

Este proceso permite registrar comprobantes de compras y, al mismo tiempo, efectuar el ingreso de mercadería al stock de manera controlada.

Tipos de comprobantes de compra

El ingreso de compras puede realizarse mediante diferentes comprobantes:

1. Factura
2. Remito
3. Nota de Débito / Crédito
4. Despachos de Importación
5. Comprobantes de Líquido Producto
6. Cargas Iniciales de Stock
   • Se utilizan para comenzar a trabajar con el sistema

Cada uno de estos comprobantes puede asignarse o restringirse por perfil y sucursal, permitiendo definir permisos específicos.

Ingreso de una factura de compra

Para registrar una factura de compra:

1. Ir a Compras → Ingreso de Comprobantes .
2. Seleccionar el proveedor .
3. Ingresar la fecha del comprobante y la fecha contable .
   • Si el período contable anterior ya está cerrado, la fecha contable debe ajustarse al período actual.
4. Si corresponde, ingresar el CAI (Clave de Autorización de Impresión).
5. Seleccionar la condición de compra .
6. Indicar el importe total de la factura .
7. Validar que el número de comprobante no haya sido ingresado previamente.

Ingreso de ítems o conceptos

Existen dos maneras de cargar la información en la factura:

Por ítems

Se utiliza para compras de mercadería destinada a la reventa.

Para cada ítem se debe especificar:

1. Cantidad
2. Precio unitario
3. Depósito de ingreso
4. Días de garantía si aplica
5. Ubicación en el depósito si se usa la gestión de ubicaciones

Si la compra proviene de una orden de compra, los datos se precargan automáticamente.

Por conceptos

Se utiliza para compras de servicios, por ejemplo:

• Facturas de teléfono
• Fletes
• Otros servicios

Cálculo de impuestos y ajustes de importes

El sistema calcula automáticamente:

1. IVA
2. Percepciones
3. Otros impuestos adicionales

Si un impuesto en la factura no coincide con el cálculo del sistema por errores de redondeo, se puede forzar el valor correcto.

También se pueden prorratear costos adicionales, por ejemplo fletes, en los artículos, ajustando el costo de venta.

Validación y corrección de errores

Antes de aceptar la factura, el sistema verifica:

1. Fecha de imputación no autorizada
   • Debe configurarse en Compras → Fechas Contables Permitidas .
2. Importe total incorrecto
   • Se puede modificar sin necesidad de recargar el comprobante.
3. Número de CAI vencido
   • Se debe ingresar una fecha válida.

Una vez corregidos los errores, se presiona Aceptar y se genera la contabilización.

Asistente para Carga de Comprobantes

En la parte inferior de la página se encuentra el asistente "IA: Asistente para Carga de Comprobantes", que permite subir un archivo en formato PDF para asistir en la carga del comprobante.

Qué hace

El asistente toma los datos del PDF y ayuda a cargar el comprobante sin tener que tipear todo a mano.

Opciones disponibles

El asistente cuenta con dos opciones:

1. Insertar artículos no encontrados como conceptos de compra
2. Insertar TODOS los Ítems como Conceptos de Compra

Cómo trabaja

1. Si el comprobante contiene artículos , el sistema busca el código del artículo en:
   • el archivo de artículos
   • los códigos adicionales de artículos
2. Si encuentra el código, lo toma como artículo y lo agrega a la carga.
3. Si no encuentra el código, lo toma como concepto de compra .
4. Esto solo funciona si el PDF tiene texto .
   • No funciona si el PDF es una foto o una imagen escaneada sin texto.
5. El asistente no da de alta proveedores .
   • El proveedor debe estar cargado previamente en el sistema.

Importante

• Si el PDF no tiene texto, el asistente no puede interpretar el contenido.
• Si el proveedor no existe, la carga no se puede completar con este asistente.
• Antes de usarlo, conviene verificar que el archivo sea un PDF legible con texto seleccionable .

Resultados del registro

Al confirmar el comprobante, el sistema genera:

1. Actualización de la cuenta corriente del proveedor
2. Ingreso de los artículos al stock
3. Impresión de la factura y resumen contable
4. Consulta de observaciones e ítems ingresados

Si es necesario, se puede:

• Reimprimir el comprobante de ingreso
• Consultar la cuenta corriente del proveedor

Consideraciones adicionales

• Los comprobantes pueden definirse por perfil y sucursal .
• Si la compra proviene de una orden de compra , parte de los datos se completan automáticamente.
• Es importante revisar los permisos por perfil para evitar errores en la carga.