Compras - Primeros Pasos
Compras - Importar Comprobantes desde Mis Comprobantes Recibidos (ARCA)Importación Masiva de Comprobantes de Compras desde ARCA
Objetivo
Permitir la importación masiva de comprobantes de compras obtenidos desde el servicio Mis Comprobantes Recibidos de ARCA, generando automáticamente los comprobantes de compras dentro del sistema y evitando la carga manual de cada documento.
Descripción General
Este módulo permite importar comprobantes de compras utilizando el archivo exportado desde el portal de ARCA (ex AFIP) a través de la consulta Mis Comprobantes Recibidos.
Durante el proceso, el sistema:
Lee los datos del archivo Excel exportado por ARCA.
Identifica al proveedor mediante su CUIT.
Valida la existencia de los datos necesarios para la generación del comprobante.
Genera automáticamente los comprobantes de compras correspondientes.
Crea los movimientos contables e impositivos asociados.
Informa cualquier error detectado durante la importación.
Requisitos Previos
Antes de realizar la importación se debe verificar:
Que exista un Concepto de Compra configurado para la importación.
Dicho concepto debe estar asociado en la configuración de la sucursal.
Que los proveedores tengan configurada su condición fiscal y el concepto de compra.
Que existan los impuestos necesarios para las alícuotas que serán importadas.
Los Impuestos deben tener habilitada la opción Importable desde ARCA.
Que las fechas contables se encuentren habilitadas según la configuración de la sucursal.
Que el archivo corresponda al formato exportado desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA.
- El Concepto de Compra utilizado por el proveedor debe tener habilitada la opción Importable desde ARCA.
- El Concepto de Compra configurado como Pendiente de Asignar en la sucursal también debe tener habilitada esta opción.
Tipos de comprobantes soportados
El módulo permite importar los comprobantes obtenidos desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA correspondientes a los siguientes tipos:
- Factura
- Nota de Crédito
- Nota de Débito
- Tique Factura
- Tique Nota de Crédito
- Tique Nota de Débito
- Liquidación Electrónica
El sistema identifica automáticamente el tipo de comprobante a partir de la información del archivo obtenido desde ARCA y lo procesa según el tipo correspondiente.
Importante: Si el archivo contiene un tipo de comprobante que no se encuentra entre los indicados anteriormente, esa fila no será procesada y el sistema informará el motivo al finalizar la importación.
Ir a:
Configuración > Documentos > Documento > Solapa "ARG - Factura Electronica"
Verificar estos campos:
"Archivo P12 Asociado" : debe tener un archivo P12 asociado.
"Webservice Asociado" : debe estar seleccionado el Web Service correcto, Producción o Homologación , según corresponda.
"Webservice de Autenticación" : también debe corresponder a Producción o Homologación .
Revisar que el documento esté correctamente configurado para el uso que necesitás.
La documentación indica que el P12 se genera luego de configurar en ARCA el alias o Certificado Digital y debe subirse en la configuración de Documentos > Factura Electrónica .
También aclara que el Webservice Asociado debe coincidir con el tipo de documento seleccionado.
Ir a:
SUCURSALES
Solapa AFIP
Asociar el documento perteneciente a la sucursal que ya tenga configurado:
su archivo P12
sus datos en la solapa Factura Electrónica
La documentación remarca que:
esto funciona aunque el documento no esté seleccionado como disponible para Factura Electrónica
si hay más de una sucursal, hay que configurar esto en cada una de las sucursales donde se vaya a usar el asistente de alta/consulta
Además de lo anterior, la documentación indica que tenés que tener:
Certificado digital generado y asociado correctamente.
Relacionado el Web Service de Constancia de Inscripción al Computador Fiscal o Alias generado en AFIP/ARCA.
En AFIP/ARCA, el punto de venta y el servicio deben estar dados de alta correctamente.
Como test inicial, la documentación sugiere ir a:
Consultas > Factura Electrónica > Consultar último número
Seleccionar el documento
Validar que devuelva el último número de comprobante o 0 si es nuevo
Si ahí falla, la documentación indica revisar especialmente:
Falla en conexión : el P12 no está cargado o está mal configurado
Punto de venta inválido : no está dado de alta en AFIP/ARCA
Autorización denegada : no está bien configurado el Web Service en AFIP/ARCA
Fuente:
https://wiki.globalbluepoint.com/PAGENEW/P=313/GlobalBluePoint_WiKi.aspx/alta-desde-web-service-afip
Configuración de impuestos
Para poder realizar la importación de comprobantes desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA, los impuestos que serán utilizados durante el proceso deben estar previamente configurados en el Archivo de Impuestos.
La configuración se realiza desde:
Archivo de Impuestos → Mis Comprobantes Recibidos
En esta solapa se encuentran las opciones que determinan cómo podrá utilizarse cada impuesto durante la importación.
Importante: Los conceptos IVA 0%, Neto No Gravado y Operaciones Exentas pueden estar relacionados con importes cuya alícuota es 0%, pero representan conceptos diferentes dentro de la información obtenida desde ARCA. Por este motivo, deben configurarse de forma independiente.
Impuestos de IVA
La opción Importable desde ARCA permite indicar qué impuestos correspondientes a las distintas alícuotas de IVA podrán asignarse automáticamente durante la importación.
Esta configuración aplica a los impuestos de IVA utilizados por el módulo, por ejemplo:
- IVA 0%
- IVA 2,5%
- IVA 5%
- IVA 10,5%
- IVA 21%
- IVA 27%
Solo los impuestos que tengan activada la opción Importable desde ARCA podrán ser utilizados para registrar los importes correspondientes a las columnas de IVA informadas por ARCA.
Por ejemplo, si un comprobante contiene un importe en la columna:
Neto Grav. IVA 21%
el sistema buscará el impuesto correspondiente a IVA 21% que tenga habilitada la opción Importable desde ARCA.
Del mismo modo, si el archivo contiene un importe en:
Neto Grav. IVA 0%
deberá existir un impuesto específico correspondiente a IVA 0%, configurado con la opción Importable desde ARCA.
Importante: El impuesto IVA 0% debe estar configurado y habilitado como Importable desde ARCA para poder procesar correctamente las Facturas C. En estos comprobantes puede no existir ningún importe de IVA discriminado, pero el sistema necesita contar con un impuesto habilitado para poder registrar el comprobante.
Por ejemplo, una Factura C sin IVA discriminado puede no contener importes en las columnas correspondientes a IVA 0%, 10,5%, 21%, etc. En este caso, el sistema utilizará un impuesto habilitado para el módulo para poder registrar el importe del comprobante.
Importante: El impuesto utilizado para IVA 0% es diferente de los impuestos configurados para Neto No Gravado y Operaciones Exentas, aunque estos conceptos puedan corresponder a importes sin IVA discriminado.
Neto No Gravado
La opción Importable desde ARCA - Neto No Gravado permite identificar el impuesto que será utilizado para registrar los importes correspondientes a la columna Neto No Gravado informada en los comprobantes importados.
Debe existir un impuesto configurado específicamente con esta opción antes de iniciar la importación.
Por ejemplo:
| Concepto informado por ARCA | Configuración del impuesto |
|---|---|
| Neto No Gravado | Importable desde ARCA - Neto No Gravado |
Este impuesto no debe utilizarse para registrar importes correspondientes a IVA 0% ni a Operaciones Exentas.
Operaciones Exentas
La opción Importable desde ARCA - Operaciones Exentas permite identificar el impuesto que será utilizado para registrar los importes correspondientes a la columna Op. Exentas informada en los comprobantes importados.
Debe existir un impuesto configurado específicamente con esta opción antes de iniciar la importación.
Por ejemplo:
| Concepto informado por ARCA | Configuración del impuesto |
|---|---|
| Op. Exentas | Importable desde ARCA - Operaciones Exentas |
Este impuesto se configura de forma independiente del impuesto utilizado para IVA 0% y del impuesto utilizado para Neto No Gravado.
Otros Tributos
La opción Importable desde ARCA - Otros Tributos permite identificar el impuesto que será utilizado para registrar los importes correspondientes a la columna Otros Tributos informada en los comprobantes importados.
Debe existir un impuesto configurado específicamente con esta opción antes de iniciar la importación.
Por ejemplo:
| Concepto informado por ARCA | Configuración del impuesto |
|---|---|
| Otros Tributos | Importable desde ARCA - Otros Tributos |
Durante la importación, cada importe será asignado al impuesto correspondiente según el concepto informado por ARCA.
Por lo tanto:
- Neto Grav. IVA 0% → Impuesto IVA 0%.
- Neto Grav. IVA 21% → Impuesto IVA 21%.
- Neto No Gravado → Impuesto configurado como Neto No Gravado desde ARCA.
- Op. Exentas → Impuesto configurado como Operaciones Exentas desde ARCA.
- Otros Tributos → Impuesto configurado como Otros Tributos desde ARCA.
Importante: Aunque IVA 0%, Neto No Gravado y Operaciones Exentas puedan representar importes sin IVA discriminado, son conceptos diferentes dentro de la información importada desde ARCA. Por este motivo, cada uno debe contar con su correspondiente configuración en el Archivo de Impuestos.
Validación previa a la importación
Antes de iniciar el proceso, el sistema verificará que exista una configuración válida para:
- Neto No Gravado.
- Operaciones Exentas.
- Otros Tributos.
Si falta alguno de estos impuestos, el sistema informará cuáles deben configurarse y no permitirá iniciar la importación hasta completar la configuración requerida.
Durante el procesamiento, los importes de IVA serán asignados automáticamente según su alícuota. Si una fila contiene, por ejemplo, un importe en Neto Grav. IVA 0% y no existe un impuesto IVA 0% habilitado como Importable desde ARCA, dicha fila no podrá procesarse correctamente y será informada al finalizar la importación.
La configuración de todos estos impuestos se realiza previamente desde Archivo de Impuestos → Mis Comprobantes Recibidos.
Configuración Inicial
Alta del Concepto de Compra Pendiente de Asignar
Antes de utilizar el importador, debe existir un Concepto de Compra que será utilizado temporalmente para los proveedores creados automáticamente durante la importación.
Menú:
Al crear el concepto se recomienda configurar:
- Descripción: "Pendiente de Asignar".
- Cuenta contable correspondiente.
- Sucursal habilitada.
- Parámetros impositivos requeridos por la operatoria.
- Configuraciones contables asociadas.
- Indicador de disponibilidad para importaciones, cuando corresponda.
- Demás configuraciones exigidas por la empresa para la contabilización de compras.
- Importable desde ARCA : este indicador determina si el concepto podrá ser utilizado por el módulo de importación de comprobantes obtenidos desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA.
Configuración del Concepto para Importación desde ARCA
Para que un Concepto de Compra pueda utilizarse durante la importación de comprobantes desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA, deberá tener habilitada la opción:
Importable desde ARCA
Funcionamiento
- Cuando la opción se encuentra habilitada, el concepto podrá ser utilizado por el importador.
- Si la opción no está habilitada, el sistema impedirá la importación de comprobantes asociados a dicho concepto.
- Esta validación aplica tanto para conceptos asignados manualmente como para el Concepto de Compra Pendiente de Asignar configurado en la sucursal.
Recomendación
Se recomienda habilitar esta opción únicamente en aquellos Conceptos de Compra que deban utilizarse para comprobantes importados desde ARCA, evitando así asignaciones incorrectas durante el proceso de importación.
Configuración en la Sucursal
Una vez creado el Concepto de Compra Pendiente de Asignar, deberá configurarse en la sucursal.
Menú:
Dentro de la sucursal correspondiente completar el campo:
Concepto de Compra: "Pendiente de Asignar"
Funcionamiento
Cuando durante la importación se detecta un proveedor inexistente:
- El sistema crea automáticamente el proveedor.
- Se asigna el Concepto de Compra configurado como "Pendiente de Asignar".
- El comprobante no puede ser generado sin tener configurado el concepto correspondiente.
- Posteriormente el usuario deberá revisar el proveedor y asignar el Concepto de Compra definitivo que corresponda.
Administración de Proveedores
Desde la pantalla principal del importador se dispone de un acceso directo al Archivo de Proveedores.
Este acceso permite:
- Consultar proveedores.
- Modificar proveedores.
- Asignar o cambiar el Concepto de Compra.
- Completar configuraciones pendientes.
Administración de Conceptos de Compra
Desde la pantalla principal del importador se dispone de un acceso directo al Archivo de Conceptos de Compra.
Este acceso permite:
- Consultar conceptos de compra.
- Modificar conceptos.
- Completar configuraciones pendientes.
Administración de Impuestos
Desde la pantalla principal del importador se dispone de un acceso directo al Archivo de Impuestos.
Este acceso permite:
- Consultar Impuestos.
- Modificar Impuestos.
- Completar configuraciones pendientes.
Acceso al Módulo
Menú:
Funcionamiento del importador
1. Selección del archivo
El usuario debe seleccionar el archivo exportado desde ARCA.
2. Lectura de datos
El sistema procesa cada fila del archivo y obtiene:
Tipo de comprobante.
Proveedor.
Moneda.
Tipo de cambio.
Importes gravados.
Impuestos.
Importe total.
3. Validaciones
Durante el proceso se realizan distintas validaciones.
Entre ellas:
Existencia del proveedor.
Existencia del concepto de compra.
Configuración de impuestos.
Fechas válidas para contabilización.
Monedas válidas.
Tipo de comprobante soportado.
4. Generación del comprobante
Una vez validados los datos:
Se genera el comprobante de compra.
Se crean los movimientos comerciales.
Se crean los movimientos impositivos.
Se actualizan los datos asociados al proveedor cuando corresponda.
Manejo de Errores
El proceso analiza todos los comprobantes incluidos en el archivo.
Para cada comprobante:
- Si cumple todas las validaciones, se importa correctamente.
- Si presenta algún inconveniente, dicho comprobante no se importa y se registra el motivo del rechazo.
Al finalizar el proceso se muestra un resumen con:
- Los comprobantes importados correctamente.
- Los comprobantes no importados.
- El motivo correspondiente para cada uno (por ejemplo: comprobante duplicado, concepto no importable desde ARCA, proveedor sin configuración válida, impuestos faltantes, fechas no habilitadas, entre otros).
Los errores de un comprobante no impiden que el sistema continúe procesando los demás comprobantes del archivo.
Consideraciones Importantes
La condición fiscal del proveedor debe ser compatible con el tipo de comprobante importado.
Las fechas contables deben encontrarse dentro del período habilitado.
Deben existir impuestos configurados para las alícuotas utilizadas.
Se recomienda validar el archivo antes de realizar importaciones masivas.
Resumen operativo para IA
Permite importar masivamente comprobantes de compras desde el archivo Excel exportado por Mis Comprobantes Recibidos de ARCA, generando automáticamente los comprobantes de compra y sus movimientos comerciales, contables e impositivos, evitando la carga manual de cada documento.
Configuración requerida:
- Crear un Concepto de Compra destinado a la importación, recomendado con la descripción "Pendiente de Asignar".
- El Concepto de Compra debe tener activado el campo "Importable desde ARCA". Este indicador determina si el concepto podrá ser utilizado por el módulo de importación de comprobantes obtenidos desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA.
- Configurar dicho concepto con su cuenta contable, sucursal habilitada, parámetros impositivos y demás configuraciones contables necesarias.
- En la configuración de la Sucursal, asignar ese concepto en el campo Concepto de Compra.
- Los proveedores deben tener configurada su condición fiscal y su concepto de compra.
- Deben existir impuestos configurados para todas las alícuotas presentes en el archivo.
- Las fechas contables deben encontrarse habilitadas para la sucursal.
- El archivo debe ser el Excel exportado desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA.
Acción operativa:
- Seleccionar el archivo Excel exportado desde ARCA.
- El sistema procesa cada fila obteniendo tipo de comprobante, proveedor (CUIT), moneda, tipo de cambio, importes gravados, impuestos e importe total.
- Se validan proveedor, concepto de compra, indicador Importable desde ARCA, impuestos, fechas contables, moneda y tipo de comprobante.
- Cada comprobante se procesa de forma independiente. Si supera las validaciones, se genera automáticamente el comprobante de compra y sus movimientos comerciales e impositivos.
- Si el proveedor no existe, el sistema lo crea automáticamente y le asigna el concepto "Pendiente de Asignar" para que posteriormente el usuario complete su configuración definitiva.
- Desde la pantalla principal existe un acceso directo al Archivo de Proveedores para revisar y completar la configuración de los proveedores creados automáticamente.
Elementos importantes vistos en capturas:
- Campo Concepto de Compra dentro de la configuración de la sucursal.
- Campo Importable desde ARCA dentro de la configuración del Concepto de Compra.
- Acceso directo al Archivo de Proveedores desde el importador.
- Procesamiento de columnas correspondientes a tipo de comprobante, CUIT del proveedor, moneda, tipo de cambio, importes gravados, impuestos e importe total.
- Reporte de errores indicando el número de fila y el motivo del error.
Reglas importantes:
- Solo pueden utilizarse conceptos de compra que tengan habilitado el indicador "Importable desde ARCA". Si el concepto no posee este campo activado, no podrá ser utilizado por el importador de comprobantes desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA, aunque el resto de la configuración sea correcta.
- La condición fiscal del proveedor debe ser compatible con el tipo de comprobante importado.
- El comprobante no puede generarse si no existe un concepto de compra válido.
- Un proveedor creado automáticamente queda con el concepto "Pendiente de Asignar" y debe completarse posteriormente con el concepto definitivo.
- Si una fila contiene errores, se informa el número de fila y el comprobante correspondiente no se genera.
- Si ocurre un error durante la grabación, se cancela toda la importación y no se generan comprobantes parciales.
- La configuración de la Sucursal determina el concepto de compra utilizado inicialmente por el importador, pero dicho concepto debe estar previamente configurado y habilitado como Importable desde ARCA.
Problemas frecuentes:
- El concepto de compra no tiene activado el campo "Importable desde ARCA".
- El comprobante no se genera porque el proveedor no posee un concepto de compra válido.
- La condición fiscal del proveedor es incompatible con el comprobante importado.
- Faltan impuestos configurados para alguna alícuota del archivo.
- La fecha contable está fuera del período habilitado.
- El archivo no corresponde al formato exportado desde Mis Comprobantes Recibidos de ARCA.
- Ante un error en un comprobante, el sistema continúa procesando los demás. Al finalizar informa cuáles fueron importados correctamente y cuáles no, junto con el motivo correspondiente para cada uno.
Intención típica del usuario:
El usuario busca importar masivamente comprobantes de compras desde ARCA, conocer qué configuraciones son obligatorias antes de utilizar el importador, entender por qué un comprobante o proveedor no fue generado correctamente, verificar si el Concepto de Compra tiene habilitado el indicador "Importable desde ARCA", completar la configuración de un proveedor creado automáticamente o identificar qué validaciones revisar cuando la importación informa errores.